‘Bibi is onze digitale collega en ze kan rekenen als de beste’

De Buurtboer levert op maat samengestelde bedrijfslunches. Om dat zo efficiënt mogelijk te doen, is Bibi in het leven geroepen. Bibi is een speciaal ontwikkeld algoritme dat het team zoveel mogelijk werk uit handen neemt en de Buurtboer helpt impact te maken. Esmée Jongejans is product owner en projectmanager bij de Buurtboer. Zij vertelt hoe Bibi is ontstaan en hoe boerenslimheid en technologie samengaan.

Toen Caroline en Nikki samen de Buurtboer begonnen, deden ze dat vanaf een zolderkamertje op de P.C. Hooftstraat. Het klantenbestand stond in Excel en had welgeteld tien regels. Zoals Nikki al vertelde in haar blog: ze waren de Buurtboer begonnen om impact te maken, dus groei stond hoog op de agenda. En als je een lunch op maat wil leveren en ambieert groot en schaalbaar te worden, gaat Excel op den duur niet de oplossing bieden.

Een eigen systeem nodig

Toen de Buurtboer begon te groeien en Excel echt niet meer werkbaar was, zijn we overgestapt op een standaard softwarepakket dat bij meerdere organisaties werd gebruikt. Het was weliswaar customizable, maar het blijft natuurlijk een standaard product dat niet met het concept van de Buurtboer in gedachten is ontworpen. Al snel trokken we de conclusie: als we echt willen groeien, moeten we een eigen systeem ontwerpen. Dat is natuurlijk best een grote investering voor een organisatie die nog in de kinderschoenen staat. Toch hebben we de stap genomen.

Het gaat nog steeds om dat kistje met lunchproducten

Dan moet je eerst bedenken hoe je dat wilt gaan doen: ga je zelf een team van developers aannemen of ga je samenwerken met een extern bedrijf? We hebben ervoor gekozen met een externe partij in zee te gaan. Technologie is immers niet onze core business, dat is nog steeds dat kistje met lunchproducten. Technologie is een middel om beter ons werk te kunnen doen en om meer klanten te kunnen helpen. Door met een externe partij samen te werken kunnen we op de juiste momenten van de juiste expertise gebruik maken. Dat had niet gekund als we zelf developers hadden ingehuurd.

Aan de slag met een rekenmachientje

Zo hebben we vijf jaar geleden de basis van het systeem ontwikkeld dat we nu nog steeds gebruiken. Eindelijk hadden we een overzichtelijk systeem waarin elke klant een eigen profiel had, we de lunches konden inplannen en de bestellingen invoeren. Maar daarmee werd het samenstellen van de kistjes niet simpeler. We leveren immers lunches op maat, dus elke week verandert er van alles: bij de ene klant zijn er minder eters, bij de ander meer, de een heeft nog kaas liggen en de ander wil voortaan drie pakken melk in plaats van twee. Bij elk kistje en voor elke klant moesten we weer aan de slag met een rekenmachientje. Dat kostte ons nog steeds zo’n 45 minuten per lunch en dat voor meer dan driehonderd klanten. Reken maar uit.

De geboorte van Bibi

Om met hetzelfde team twee of drie keer zoveel klanten aan te kunnen, moesten die 45 minuten worden teruggebracht naar op z’n minst vijftien minuten per klant. De handmatige handelingen moesten zoveel mogelijk worden geëlimineerd, maar de kwaliteit van de service en het klantcontact moest natuurlijk minstens gelijk blijven. Zo is ons algoritme Bibi geboren; Bibi is onze vrouwelijke, digitale collega en ze kan rekenen als de beste. Zo neemt ze ons veel werk uit handen. Klanten geven hun wensen, voorkeuren en aantallen door in hun online Mijn Buurtboer-omgeving, en Bibi rekent uit – op basis van allerlei ingewikkelde formules – hoeveel er van wat nodig is. Bovendien zorgt ze dat elke klant wekelijks nieuwe, andere producten op tafel krijgt. Boerenslimheid in een technologisch jasje dus.

Op deze manier heeft Bibi er inmiddels voor gezorgd dat het plannen van de lunch nog maar zo’n twintig minuten per klant kost. Natuurlijk zijn er altijd weer dingen die verbeterd kunnen worden. Als product owner ben ik dan ook constant in gesprek met gebruikers en verzamel ik feedback van zowel klanten als collega’s. Zo blijven we Bibi continu verbeteren.

MEER WETEN?

De Buurtboer zet zich in voor het verbeteren van de lunchcultuur bij werkend Nederland. Gun je jouw medewerkers ook een lekkere en gezonde lunch? Bestel een proeflunch of neem contact op om eens over jouw wensen te praten. We helpen je graag!