Leven vanuit je mailbox en to-dolijsten? Het kan efficiënter.

Voor veel mensen is de mailbox het centrale dashboard van waaruit de werkdag plaatsvindt. Voor je het weet zie je door de bomen het bos niet meer en word je door je e-mail geleefd. Bij de Buurtboer staat efficiënt werken hoog op de agenda. Daar hoort een uitpuilende mailbox en to-dolijst niet bij. Maar hoe dan? Caroline van der Lande vertelt hoe ze bij de Buurtboer een prettiger manier van werken hebben gevonden.

Uitpuilende mailboxen

Toen Nikki en ik de Buurtboer begonnen, hadden we beiden jarenlange ervaring bij grote corporates. Druk mailverkeer hoort daarbij, en van veel mails weet je niet eens precies wat er van je verwacht wordt. In de eerste maanden bij de Buurtboer hadden we daar weinig last van: Nikki en ik zaten tegenover elkaar aan een bureau, dus mailen was wat overbodig. Een hele verademing. Maar zodra we de startup-fase voorbij waren, werd het bijwerken van de mail al snel weer een onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast hoorde bij de roerige start up jaren ook ellenlange to-dolijsten, digitaal, op blocnotes en in ons hoofd.

Rockefeller Habits

Zoals elk groeiend bedrijf kregen ook wij op een gegeven moment de behoefte aan meer structuur. We zijn toen gaan werken volgens de Rockefeller Habits van Verne Harnish. Efficiënter werken hoort daarbij, dus logischerwijs verscheen ook het onderwerp ‘mail’ en ‘projectmanagement’ op de agenda. Hoe konden we daar slimmer mee omgaan? We zijn toen twee tools in gaan zetten: Asana en Slack.

Duidelijke verwachtingen

Asana is een eenvoudig te gebruiken projecttool. Als je een mail ontvangt, is lang niet altijd duidelijk wat er nou echt van je verwacht wordt en bij meerdere personen in de -cc- is dit nog verwarrender. Als je met Asana werkt, werk je eigenlijk alleen vanuit taken. Je kant een bepaalde taak aan slechts één persoon toekennen. Het gevolg is dat iemand zich echt verantwoordelijk voelt voor een taak of deze bewust bij iemand anders neerlegt maar er is simpelweg geen grijs gebied. Het heeft daarmee bijgedragen aan een cultuurverandering waarin iedereen eigen verantwoordelijkheid neemt. Ook voegen we altijd een deadline bij een taak, zodat duidelijk is wat de verwachtingen zijn. Wij hebben met elkaar de afspraak gemaakt dat we drie keer per dag Asana checken en dat betekent niet dat we dan ook direct moeten reageren. Hierdoor ervaren we het gevoel meer vanuit rust te kunnen werken en in blokken. Tegelijkertijd hebben we de methode van Getting Things Done omarmt en de organisatie hierin getraind. Asana sluit hier naadloos op aan, waardoor het een hele logische manier van werken geworden is. Onze interne server met een wirwar aan bestanden en mappen hebben we overgezet naar de Google Drive, zodat je de inhoud eenvoudig kan delen met collega’s in Asana.

Even snel een berichtje sturen

Tegelijkertijd zijn we met Slack gaan werken, een intern communicatiemiddel voor groepen en teams. Dit vervangt bij ons eigenlijk de interne mail. Wil je even iets kwijt, ook als je graag een directe reactie wilt, stuur je een berichtje via Slack. Vergelijk het met WhatsApp op je computer: ‘Wie heeft er even een telefoonoplader te leen?’ of ‘Joehoe, de lunch van de Buurtboer staat klaar!’

Werken aan je prioriteiten

Natuurlijk communiceren we nog wel via mail met mensen buiten de Buurtboer, dat schakel je met deze twee tools niet uit. Maar op deze manier beperken we ons mailverkeer drastisch en is altijd duidelijk wie ergens verantwoordelijk voor is en dat werkt heel prettig. Dat past heel erg bij een jonge organisatie als de onze.