Slimme tools voor officemanagers
De rol van ons kantoor is veranderd. Uit onderzoek blijkt dat het kantoor vooral de functie van ontmoetingsplek en overlegruimte gaat vervullen. Geconcentreerd werken doen we bij voorkeur thuis en het kantoor wordt dé plek om samen te werken, te brainstormen en voor sociale interactie. Wat niet veranderd is de essentiële rol van de officemanager. Waar je collega’s ook werken, aan jou de schone taak om te zorgen dat ze hun werk goed kunnen
doen en zich kunnen focussen op hun kerntaken. In deze blog deelt Maaike Reus, officemanager bij de Buurtboer, haar favoriete tools.
Fan van Asana
Bij de Buurtboer zijn wij groot fan van Asana. Asana is een eenvoudig te gebruiken projecttool. Als je een mail ontvangt, is lang niet altijd duidelijk wat er nou echt van je verwacht wordt en als er meerdere personen in de -cc- staan, is dit nog verwarrender. Met Asana werk je vanuit taken. Je kan een bepaalde taak aan slechts één persoon toekennen. Het gevolg is dat iemand zich echt verantwoordelijk voelt voor die taak.
Weg met grijze gebieden
Als officemanager ben je vaak afhankelijk van anderen, in Asana kun je duidelijk zien welke taken er nog opgepakt moeten worden en door wie. Natuurlijk kan deze persoon de bij iemand anders neerleggen, maar dat gebeurt dan heel bewust. Daardoor zijn er geen grijze gebieden meer. Het heeft daarmee bijgedragen aan een cultuurverandering waarin iedereen eigen verantwoordelijkheid neemt. Ook voegen we altijd een deadline bij een taak, zodat duidelijk is wat de verwachtingen zijn. Wij hebben met elkaar de afspraak gemaakt dat we drie keer per dag Asana checken en dat betekent niet dat we dan ook direct moeten reageren. Hierdoor ervaren we het gevoel meer vanuit rust te kunnen werken en in blokken.
Getting Things Done
Tegelijkertijd hebben we de methode van Getting Things Done omarmd en de organisatie hierin getraind. GTD is een persoonlijk productiviteitssysteem ontwikkeld door David Allen en gepubliceerd in een boek met dezelfde naam. Asana sluit hier naadloos op aan, waardoor we een hele logische manier van werken hebben ontwikkeld. Onze interne server met een wirwar aan bestanden en mappen hebben we overgezet naar de Google Drive, zodat je de
inhoud eenvoudig kan delen met collega’s in Asana.
Combineer met Slack en breng de e-mailstroom terug
Slack is een intern communicatiemiddel voor groepen en teams. Wil je even iets kwijt, ook als je graag een directe reactie wilt, stuur je een berichtje via Slack. Vergelijk het met WhatsApp, maar dan op je computer: ‘Wie heeft er even een telefoonoplader te leen?’ of ‘Joehoe, de lunch van de Buurtboer staat klaar!’ Door Slack en Asana (of Slack en Trello) te combineren kun je het aantal interne mails drastisch terugbrengen. Maak wel goede
afspraken. Wat doe je in Slack, wat doe je per mail en wanneer zet je een projectmanagementtool als Asana in?
Nieuwsgierig naar meer?
Om jou te inspireren hebben we een aantal officemanagers gevraagd hun leukste en slimste tips te delen. Deze tips hebben we gebundeld in onze Officemanagers’ Inspiratiekit. Deze kun je hier downloaden.